Automatizált számlakezelési folyamatok a Neckermann Magyarországnál
A hatékony számlázás új dimenziói nyíltak meg a Neckermannál az intelligens BPM rendszer bevezetésével. 2016
A Thomas Cook tagjaként a Neckermann Magyarország, Európa második legnagyobb utazásszervező irodája. Üzleti sikerünk alapja a hatékony együttműködés világszerte több száz ügyfelünkkel. Az országonként változó szabályok felettébb rugalmas számlakezelési és pénzügyi megoldásokat kívánnak meg tőlünk, hiszen egyidejűleg kell a saját és az adott ország előírásainak megfelelni. Az új intelligens BMP rendszerrel könnyen áthidaljuk a földrajzi határokat és sokkal átláthatóbbá válnak partnereink számlái.
A kihívás
A Thomas Cook és leányvállalata, a Neckermann ügynökökön és partnerein keresztül értékesíti szolgáltatásait. Ügynökeik több száz számlát bocsátanak ki naponta manuálisan. Tekintve, hogy a számlázás kelte és értéke előre nem látható, a Neckermann munkatársainak előre kell a költségtételeket jóváhagyni és költségkódokhoz hozzárendelni. Ez a papír alapú folyamat rendszerint lassú és gyakran hibás volt. Ezért döntött a Neckermann egy olyan rendszer bevezetése mellett, amely a számlákat digitálisan kezeli, automatizálja a jóváhagyási folyamatokat, és integráltan működik a központi SAP rendszerével.
A megoldás
Olyan tartalom (számlakép) alapú üzleti folyamatmenedzsment-rendszert vezettünk be, amely automatizálja a szerződési és számlázási folyamatokat. A számlákat beékezésük után azonnal digitalizálják. A rendszer kiegészíti vonalkóddal és meta-adatokkal. Ezután kerülnek a központi dokumentumtárba.
A számlák feldolgozása már a szkenneléssel megkezdődik az elektronikusan kitöltött adatok alapján. A sorokat a rendszer felismeri és elküldi a jóváhagyásra az illetékes személyekhez.
A keresés a dokumentumok között és a jelentéskészítés egyszerűen és gyorsan kivitelezhető, emellett jogosultsághoz kötött.
Az implementáció után a rendszert integráltuk az SAP rendszerrel a partnerek adatinak beolvasásához, illetve a számlaadatok beküldéséhez.
Minőségi döntések
Automatikus jóváhagyási folyamatok
Feladatok jóváhagyása előre beállított üzleti logika alapján működik. A feladatok és azok határideje megjelenik a felhasználók a munkaasztalán.
Központi elektronikus dokumentumtár
A papíralapú dokumentumok egyenesen a raktárba mennek, hiszen a központi elektronikus rendszerben bárki gyorsan rákereshet akármelyik tételre..
Naprakész elemzések
Akár egyedi eset, akár ügytípus alapján elérhetőek az elemzések. A feldolgozási folyamat teljesítménye mérhető és javítható.
Van megoldásra váró feladata?
Sokévnyi tapasztalatunk van vállalati rendszerek fejlesztésében mind Magyarországon, mind a régióban. Szenvedélyünk a fejlesztés!
