Traitement automatique des factures chez Neckermann Hongrie
De nouvelles dimensions se sont ouvertes dans les processus de passation de marchés et de comptes fournisseurs en termes de rapidité et de qualité. Nous avons créé pour Neckermann un système BPM automatique et orienté contenu. 2016
Neckermann Hungary est membre de Thomas Cook, le deuxième groupe de voyages de loisirs en Europe. Notre succès repose sur une coopération efficace et correcte avec nos centaines de partenaires commerciaux dans le monde entier. De multiples géographies impliquent de multiples réglementations, ce qui – avec nos standards communs à l’ensemble du groupe – exige une bonne discipline des processus et de la flexibilité dans les contrats et les comptes fournisseurs.
J’ai trouvé ces qualités dans la solution livrée et une grande équipe de personnes cherchant à soutenir nos objectifs. Nous avons gagné en efficacité et en transparence dans le traitement de notre réseau de partenaires d’affaires, qui aboutit à des millions de globe-trotters détendus – notre mission première.
Le défi
Thomas Cook et sa filiale Neckermann commercialisent leurs services par l’intermédiaire d’agents et d’affréteurs, qui perçoivent à leur tour des commissions. Les agents émettent des dizaines de milliers de factures manuellement. Neckermann ne connaissant pas à l’avance le calendrier et la valeur des factures, il doit approuver les factures et affecter manuellement les postes individuels aux centres de coûts et autres entités. Depuis des décennies, ils le font en faisant circuler des documents papier entre les parties concernées et les employés, puis en saisissant manuellement les données dans leur ERP (SAP).
C’est la raison pour laquelle ils ont décidé de mettre en place un système qui traite les factures numériquement, automatise le processus d’approbation et s’intègre à SAP.
La solution
Un système BPM centré sur le contenu a été mis en œuvre pour automatiser les processus de passation des marchés et des comptes fournisseurs à l’aide de workflows.
Les factures sont numérisées à leur arrivée, étendues au moyen de codes à barres et de méta-informations avant d’être placées dans un dépôt central de documents. Les workflows sont lancés à partir des données extraites lors de la numérisation et complétées via des formulaires électroniques. Les postes individuels sont reconnus par le système et envoyés à l’approbation aux personnes concernées. La recherche et le reporting parmi les documents électroniques sont rendus possibles, rapides et conformes aux autorisations.
Le système implémenté a été intégré à SAP pour lire les informations sur les partenaires et reprendre les données de facturation pour la suite du traitement.
Des décisions de qualité
Automatiser le processus d'approbation
L’affectation des tâches aux utilisateurs se fait en fonction d’une logique de gestion prédéfinie. Les utilisateurs disposent d’un workbench avec leurs tâches et leurs échéances en mise en évidence.
Créer un dépôt central de documents électroniques
Les documents papier vont directement dans un entrepôt. Toute personne affectée à une tâche peut consulter rapidement le document dans le référentiel.
Fournir des analyses
Insights sont disponibles pour les cas individuels et les types de cas. La performance du traitement peut être mesurée et améliorée.
Des exigences commerciales à satisfaire?
Atoll possède une vaste expérience dans le développement de logiciels sur mesure dans divers secteurs d’activité. Par ailleurs, nous avons également la passion de développer des solutions qui apportent des avantages commerciaux.
